Управление юридическим отделом
Юридический отдел: структура, задачи, должности
Юридический отдел, функции и порядок работы которого будут рассмотрены далее является самостоятельным Он формируется на основании приказа руководителя фирмы. Сотрудники юридического отдела подчиняются непосредственно директору предприятия.
В указанном выше Положении определены права и обязанности служащих, отдела в зависимости от круга полномочий. Рассмотрим далее особенности работы юридического подразделения на предприятии.
Начальник юридического отдела может иметь заместителей.
- Визирование проектов, которые составлены в соответствии с установленными требованиями.
- Организацию и ведение систематизированного учета, хранение правовых документов, поступающих на предприятие.
- Контроль приведения проектов в соответствие с нормативной базой.
- Выдача руководителям подразделений предписаний для изменения либо отмены актов, которые были изданы с нарушениями.
- Подписка на официальные издания, в том числе электронные, в которых публикуются правовые акты по трудовой, налоговой, хозяйственной, финансовой и прочей деятельности.
- Приобретение и использование электронных информации.
- Обеспечение соблюдения предписаний законодательных актов на предприятии и защита его интересов. В рамках этого направления осуществляется поиск, обобщение и анализ нормативных актов, необходимых для работы фирмы.
- Учет локальных документов, утверждаемых на предприятии.
- Проверка соответствия требованиям законодательства проектов приказов, положений, инструкций и прочих документов, предоставляемых на подпись директору. В рамках этого направления определяется правомочность руководителя издавать соответствующий акт, степень необходимости согласования его с подразделениями фирмы, правильность ссылок на нормы.
- Проверку этапов согласования с подразделениями фирмы.
- Возврат проектов документов без визы в отделы, их разработавшие. При этом составляется письменное заключение, где указываются положения, противоречащие нормам, приводятся ссылки на правовые документы, инструкции и пр.
В юридическом отделе предприятия осуществляется определение форм взаимодействия с контрагентами и внесение руководителем предложения о возможном варианте установления договорных отношений.
Это можно сделать двумя способами:
- Подтверждение принятия заказа поставщиком.
- Заключение соглашений.
Юрист компании разрабатывает примерные формы договоров и передает их в структурное подразделение. В случае возникновения спорных ситуаций с контрагентами юрист фирмы составляет протокол, а партнеры предприятия – жалобу на директора.
В случае поступления протоколов разногласий от контрагента специалист юридического отдела проверяет:
- Обоснованность и законность возражений, поступивших от структурных подразделений, в отношении тех или других предложений контрагентов.
- Своевременность их составления.
В случае частичного или полного несогласия с условиями сделки принимается мера внесудебного урегулирования спора.
При этом анализ осуществляется по конкретным направлениям.
В частности, изучается:
- Соответствие условий соглашений интересам фирмы и ее контрагентов.
- Положения, которые необходимо изменить либо уточнить, в том числе в связи с нововведениями в законодательстве.
Юридический отдел администрации предприятия проверяет качество договорной деятельности в структурных подразделениях.
В рамках этого направления изучаются сведения о суммах штрафов, перечисленных предприятием за допущенные нарушения при исполнении обязательств.
Подразделение проверяет соблюдение требований, указанных в претензиях (в случае положительных ответов на них). Проверка проводится по результатам информации других отделом.
Служащие правового подразделения подготавливают и представляют руководителю предприятия предложения, касающиеся досудебного урегулирования конфликтов.
При поступлении претензий от контрагентов юридический отдел осуществляет их рассмотрение.
В ходе него проверяются:
- Фактические обстоятельства, приведенные в возражениях.
- Обоснованность возражений. В частности, устанавливается своевременность направления претензий, правильность ссылок на нормативные акты, соглашение и прочие документы.
После рассмотрения принимаются проекты ответов на претензии, которые согласовываются с заинтересованными подразделениями предприятия. Руководителю фирмы представляются предложения по полному или частичному удовлетворению требований контрагента в досудебном порядке. В случае получения от партнеров предприятия доказательств, подтверждающих отказы в удовлетворении направленных им претензий либо неполучения ответов по установленной срокам дается согласие на обращение истца.
В обязанности подразделения входит представительство интересов фирмы в ходе разбирательств. Он занимается подготовкой встречных исков, ходатайств о взыскании долгов по кредиту от контрагентов. По каждому производству формируются дела с копиями заявлений на рассмотрение (отзывы), протоколами заседания, другими материалами соответствующего производства; Подготовкой перечня служащих, присутствие которых может потребоваться в суде по конкретному разбирательству, также занимается юридический отдел.
Должности уполномоченных работников согласовываются с руководителем предприятия.
- Оформление заявок и прочих документов, передачу их в муниципальные и госструктуры для получения разрешений, патентов, лицензий для ведения деятельности предприятием.
- Подписание протоколов и актов, составленных в процессе проверок, описание причин несогласия с результатами.
- Анализ с заинтересованными подразделениями обстоятельств, повлекших хищение, растрату и прочие нарушения.
- Разработку материалов о растратах, хищениях, порче, недостаче материальных ценностей для реализации мер по компенсации ущерба.
- Работу по страхованию материальных ценностей, находящихся в распоряжении фирмы.
- Представительство в государственных органах по надзору, уполномоченных на рассмотрение дел об административных нарушениях, обнаруженных на предприятии.
- Разработку материалов, касающихся обеспечения сохранности собственности фирмы. В частности, подготавливаются проекты договоров о мат. ответственности, инструкции, определяющие порядок поступления и оприходования имущества, учета его движения и так далее.
- Проверку и визирование договоров о материальной ответственности.
- Разработку графиков приема служащих предприятия для консультирования.
- Проверку соответствия проектов приказов об освобождении от должности либо переводе материально-ответственного лица.
- Консультирование всех работников предприятия по правовым вопросам.
В обязанности юридического отдела входит участие в ревизиях, выполняемых государственными контрольно-надзорными инстанциями с целью пресечения неправомерного поведения их представителей.
- Материалы для предъявления несогласий и исков к потребителям и поставщикам при нарушении ими своих обязательств.
- Заявки на поиск требуемых нормативных документов.
- Проекты распоряжений, приказов, договоров для визирования и экспертизы.
- Претензии, направляемые контрагентами.
- Ответы на иски и претензии контрагентов при нарушении подразделениями своих обязательств.
В рамках взаимодействия с этим подразделением осуществляется взаимодействие по вопросам, касающимся:.
- Результатов инвентаризации материальных ценностей, находящихся на предприятии.
- Отчетности о расходовании выделенных бухгалтерией средств.
- Сведений о хищениях, недостачах, порче, растратах имущества.
Юридический отдел согласовывает с соответствующими служащими проекты договоров для последующего проведения правовой экспертизы.
Кроме этого, с финансовым подразделением осуществляется взаимодействие по вопросам:
- Составления заключений по искам и претензиям, предъявленным контрагентами.
- Обобщения результатов рассмотрения и претензий.
- Кредиторской и дебиторской задолженности.
- Формирования документации о перечислении средств на оплату пошлин.
Юридическое подразделение консультирует с финансовым отделом по вопросам соблюдения законодательства, в рамках оказания юридической помощи и выработки решений о взыскании задолженности предприятий.
В рамках взаимодействия предоставляются сведения о нарушениях контрагентами своих обязательств, несоблюдении сроков поставки и оплаты продукции. Предложения по корректировкам соглашений в соответствии с спецификой отдельных партнеров предприятия принимаются на согласование между руководством организации и юридическими отделом отдела материально-технического снабжения.
- Вести переписку с муниципальными и госорганами по правовым вопросам.
- Привлекать специалистов и экспертов по согласованию с директором для консультаций и подготовки рекомендаций, предложений, заключений.
- Предпринимать необходимые меры при выявлении нарушений предписаний законодательства на предприятии, докладывать об обнаруженных фактах руководителю для привлечения к ответственности виновных.
- Давать остальным подразделениям фирмы и отдельным служащим указания в пределах своих полномочий. Отданные распоряжения считаются обязательными для исполнения.
- Запрашивать и получать информацию, справочные сведения, материалы, необходимые для реализации своих обязанностей, у других подразделений предприятия.
- Выступать в качестве представителя предприятия в структурах госвласти, иных организациях и учреждениях по вопросам, отнесенным к его компетенции.
Ее несет начальник юридического отдела.
Персональная ответственность на него возлагается при:
- Допущении использования сведений работниками отдела не в служебных целях.
- Привлечении фирмы к административной ответственности в связи с ненадлежащей работой правового отдела.
- Перерасходе средств на обеспечение деятельности подразделения.
- Несвоевременном или некачественном ведении документации и исполнении распоряжений директора.
- Несоответствии нормам права визируемых и подписываемых актов.
- Несоблюдении служащими трудового распорядка.
- Необеспечении либо ненадлежащем обеспечении руководства фирмы правовой информацией.
- Составлении, утверждении и предоставлении недостоверной отчетности по вопросам соблюдения предписаний законодательства на предприятии.
В составе подразделения могут работать специалисты и помощники.
Для каждого служащего разрабатывается и утверждается инструкция. Она является обязательной для исполнения, в случае выявления несоответствия того или другого пункта реальной ситуации необходимо обратиться с заявкой о дополнении документа (заявлением).
Как правило, этим занимается служба персонала или кадров (если последняя предусмотрена в штате). Внесенное предложение должно быть рассмотрено до того момента как оно будет направлено.
По окончании этого срока выносится одно из решений:
- Отправить предложение на доработку. При этом указывается срок, в который необходимо устранить неточности, и ответственное лицо.
- Принять дополнение/изменение.
- Отказать в принятии предложения.
В последнем случае заявитель получает обоснованный ответ. Заявка составляется по утвержденной на предприятии форме, а заявка — согласно разработанным формам в организации.