Управление юридическим отделом

Юридический отдел: структура, задачи, должности

Юридический отдел, функции и порядок работы которого будут рассмотрены далее является самостоятельным Он формируется на основании приказа руководителя фирмы. Сотрудники юридического отдела подчиняются непосредственно директору предприятия.

В указанном выше Положении определены права и обязанности служащих, отдела в зависимости от круга полномочий. Рассмотрим далее особенности работы юридического подразделения на предприятии.

Начальник юридического отдела может иметь заместителей.

Начальник юридического отдела между заместителями и служащими.

• Визирование проектов, которые составлены в соответствии с установленными требованиями.
• Организацию и ведение систематизированного учета, хранение правовых документов, поступающих на предприятие.
• Контроль приведения проектов в соответствие с нормативной базой.
• Выдача руководителям подразделений предписаний для изменения либо отмены актов, которые были изданы с нарушениями.
• Подписка на официальные издания, в том числе электронные, в которых публикуются правовые акты по трудовой, налоговой, хозяйственной, финансовой и прочей деятельности.
• Приобретение и использование электронных информации.
• Обеспечение соблюдения предписаний законодательных актов на предприятии и защита его интересов. В рамках этого направления осуществляется поиск, обобщение и анализ нормативных актов, необходимых для работы фирмы.
• Учет локальных документов, утверждаемых на предприятии.
• Проверка соответствия требованиям законодательства проектов приказов, положений, инструкций и прочих документов, предоставляемых на подпись директору. В рамках этого направления определяется правомочность руководителя издавать соответствующий акт, степень необходимости согласования его с подразделениями фирмы, правильность ссылок на нормы.
• Проверку этапов согласования с подразделениями фирмы.
• Возврат проектов документов без визы в отделы, их разработавшие. При этом составляется письменное заключение, где указываются положения, противоречащие нормам, приводятся ссылки на правовые документы, инструкции и пр.

В юридическом отделе предприятия осуществляется определение форм взаимодействия с контрагентами и внесение руководителем предложения о возможном варианте установления договорных отношений.

Это можно сделать двумя способами:

• Подтверждение принятия заказа поставщиком.
• Заключение соглашений.

Юрист компании разрабатывает примерные формы договоров и передает их в структурное подразделение. В случае возникновения спорных ситуаций с контрагентами юрист фирмы составляет протокол, а партнеры предприятия – жалобу на директора.

В случае поступления протоколов разногласий от контрагента специалист юридического отдела проверяет:

• Обоснованность и законность возражений, поступивших от структурных подразделений, в отношении тех или других предложений контрагентов.
• Своевременность их составления.

В случае частичного или полного несогласия с условиями сделки принимается мера внесудебного урегулирования спора.

При этом анализ осуществляется по конкретным направлениям.

В частности, изучается:

• Соответствие условий соглашений интересам фирмы и ее контрагентов.
• Положения, которые необходимо изменить либо уточнить, в том числе в связи с нововведениями в законодательстве.

Юридический отдел администрации предприятия проверяет качество договорной деятельности в структурных подразделениях.

В рамках этого направления изучаются сведения о суммах штрафов, перечисленных предприятием за допущенные нарушения при исполнении обязательств.

Юридический отдел ведет учет возражений и документации по ним в единой журнальной форме; Юридический отдела проверяет соответствие требованиям претензий (в случае положительных ответах на них) установленным нормативам требований к исполнению обязательства перед партнерами или арбитражем).

Подразделение проверяет соблюдение требований, указанных в претензиях (в случае положительных ответов на них). Проверка проводится по результатам информации других отделом.

Служащие правового подразделения подготавливают и представляют руководителю предприятия предложения, касающиеся досудебного урегулирования конфликтов.

При поступлении претензий от контрагентов юридический отдел осуществляет их рассмотрение.

В ходе него проверяются:

• Фактические обстоятельства, приведенные в возражениях.
• Обоснованность возражений. В частности, устанавливается своевременность направления претензий, правильность ссылок на нормативные акты, соглашение и прочие документы.

После рассмотрения принимаются проекты ответов на претензии, которые согласовываются с заинтересованными подразделениями предприятия. Руководителю фирмы представляются предложения по полному или частичному удовлетворению требований контрагента в досудебном порядке. В случае получения от партнеров предприятия доказательств, подтверждающих отказы в удовлетворении направленных им претензий либо неполучения ответов по установленной срокам дается согласие на обращение истца.

В обязанности подразделения входит представительство интересов фирмы в ходе разбирательств. Он занимается подготовкой встречных исков, ходатайств о взыскании долгов по кредиту от контрагентов. По каждому производству формируются дела с копиями заявлений на рассмотрение (отзывы), протоколами заседания, другими материалами соответствующего производства; Подготовкой перечня служащих, присутствие которых может потребоваться в суде по конкретному разбирательству, также занимается юридический отдел.

Должности уполномоченных работников согласовываются с руководителем предприятия.

• Оформление заявок и прочих документов, передачу их в муниципальные и госструктуры для получения разрешений, патентов, лицензий для ведения деятельности предприятием.
• Подписание протоколов и актов, составленных в процессе проверок, описание причин несогласия с результатами.
• Анализ с заинтересованными подразделениями обстоятельств, повлекших хищение, растрату и прочие нарушения.
• Разработку материалов о растратах, хищениях, порче, недостаче материальных ценностей для реализации мер по компенсации ущерба.
• Работу по страхованию материальных ценностей, находящихся в распоряжении фирмы.
• Представительство в государственных органах по надзору, уполномоченных на рассмотрение дел об административных нарушениях, обнаруженных на предприятии.
• Разработку материалов, касающихся обеспечения сохранности собственности фирмы. В частности, подготавливаются проекты договоров о мат. ответственности, инструкции, определяющие порядок поступления и оприходования имущества, учета его движения и так далее.
• Проверку и визирование договоров о материальной ответственности.
• Разработку графиков приема служащих предприятия для консультирования.
• Проверку соответствия проектов приказов об освобождении от должности либо переводе материально-ответственного лица.
• Консультирование всех работников предприятия по правовым вопросам.

В обязанности юридического отдела входит участие в ревизиях, выполняемых государственными контрольно-надзорными инстанциями с целью пресечения неправомерного поведения их представителей.

• Материалы для предъявления несогласий и исков к потребителям и поставщикам при нарушении ими своих обязательств.
• Заявки на поиск требуемых нормативных документов.
• Проекты распоряжений, приказов, договоров для визирования и экспертизы.
• Претензии, направляемые контрагентами.
• Ответы на иски и претензии контрагентов при нарушении подразделениями своих обязательств.

В рамках взаимодействия с этим подразделением осуществляется взаимодействие по вопросам, касающимся:.

• Результатов инвентаризации материальных ценностей, находящихся на предприятии.
• Отчетности о расходовании выделенных бухгалтерией средств.
• Сведений о хищениях, недостачах, порче, растратах имущества.

Юридический отдел согласовывает с соответствующими служащими проекты договоров для последующего проведения правовой экспертизы.

Кроме этого, с финансовым подразделением осуществляется взаимодействие по вопросам:

• Составления заключений по искам и претензиям, предъявленным контрагентами.
• Обобщения результатов рассмотрения и претензий.
• Кредиторской и дебиторской задолженности.
• Формирования документации о перечислении средств на оплату пошлин.

Юридическое подразделение консультирует с финансовым отделом по вопросам соблюдения законодательства, в рамках оказания юридической помощи и выработки решений о взыскании задолженности предприятий.

В рамках взаимодействия предоставляются сведения о нарушениях контрагентами своих обязательств, несоблюдении сроков поставки и оплаты продукции. Предложения по корректировкам соглашений в соответствии с спецификой отдельных партнеров предприятия принимаются на согласование между руководством организации и юридическими отделом отдела материально-технического снабжения.

• Вести переписку с муниципальными и госорганами по правовым вопросам.
• Привлекать специалистов и экспертов по согласованию с директором для консультаций и подготовки рекомендаций, предложений, заключений.
• Предпринимать необходимые меры при выявлении нарушений предписаний законодательства на предприятии, докладывать об обнаруженных фактах руководителю для привлечения к ответственности виновных.
• Давать остальным подразделениям фирмы и отдельным служащим указания в пределах своих полномочий. Отданные распоряжения считаются обязательными для исполнения.
• Запрашивать и получать информацию, справочные сведения, материалы, необходимые для реализации своих обязанностей, у других подразделений предприятия.
• Выступать в качестве представителя предприятия в структурах госвласти, иных организациях и учреждениях по вопросам, отнесенным к его компетенции.

Ее несет начальник юридического отдела.

Персональная ответственность на него возлагается при:

• Допущении использования сведений работниками отдела не в служебных целях.
• Привлечении фирмы к административной ответственности в связи с ненадлежащей работой правового отдела.
• Перерасходе средств на обеспечение деятельности подразделения.
• Несвоевременном или некачественном ведении документации и исполнении распоряжений директора.
• Несоответствии нормам права визируемых и подписываемых актов.
• Несоблюдении служащими трудового распорядка.
• Необеспечении либо ненадлежащем обеспечении руководства фирмы правовой информацией.
• Составлении, утверждении и предоставлении недостоверной отчетности по вопросам соблюдения предписаний законодательства на предприятии.

В составе подразделения могут работать специалисты и помощники.

Для каждого служащего разрабатывается и утверждается инструкция. Она является обязательной для исполнения, в случае выявления несоответствия того или другого пункта реальной ситуации необходимо обратиться с заявкой о дополнении документа (заявлением).

Как правило, этим занимается служба персонала или кадров (если последняя предусмотрена в штате). Внесенное предложение должно быть рассмотрено до того момента как оно будет направлено.

По окончании этого срока выносится одно из решений:

• Отправить предложение на доработку. При этом указывается срок, в который необходимо устранить неточности, и ответственное лицо.
• Принять дополнение/изменение.
• Отказать в принятии предложения.

В последнем случае заявитель получает обоснованный ответ. Заявка составляется по утвержденной на предприятии форме, а заявка — согласно разработанным формам в организации.