Требования к топливным картам

Нужна она не для совершения платежей, а для обеспечения строгой отчетности.

Существуют эти разновидности ТК:

1. Нелимитированные. Расход бензина не ограничивается. Тратить ресурс можно в том объеме, в котором он находится на карте.
2. Литровые. Приобретаются литры ресурса. Отпуск бензина происходит вне зависимости от его фактической стоимости.
3. Лимитированные. На карту заносится определенный объем бензина. Устанавливается предельный объем трат ресурса за некий период.
4. Денежные. Пополняется ТК. Ресурс приобретается по его актуальной рыночной стоимости.

Что выбрать? Выбор карты зависит от специфики деятельности, удобства персонала.

Компания, оказывающая автотранспортные услуги заключила договор поставки с топливной компанией на приобретение топлива в АЗС через терминалы для приема топливных карт. Поставка топливо осуществляется путем его выборки из бензораздаточных колонок поставщиком по результатам тестирования технического средства учета отпуска топлива (технические устройства учёта отпуска топлива), не являющихся средством оплаты топлива. В феврале 2017 года организация перечислила поставщику денежные средства на изготовление 15 топливных карт в сумме 1 800 руб.

В соответствии с учетной политикой имущество со сроком полезного использования свыше 12 месяцев, стоимость которого не превышает 40 000 руб. (в том числе НДС 300 рублей), учитывается в качестве материально-производственных запасов МПЗ).

В учетной политике для целей налогообложения стоимость имущества, не являющегося амортизируемым и подлежащего передаче в эксплуатацию (списана на расходы) списывается полностью.

В процессе производства ГСМ может возникнуть временной разрыв между поставкой в бухгалтерию соответствующих бумаг и датой заправки ТС.

Продолжить работу по заправке автомобилей можно в любой день, отчеты от поставщика материалов приходят на следующий рабочий день.

Рассмотрим базовые правила по учету:

1. В политике по отражению сведений излагается эта информация: стоимость списания и оприходования бензина, метод учета трат, метод помещения карт на баланс. Также должны быть указаны названия складов оприходования ГСМ.
2. Утверждается приказ о норме расходования бензина. При этом нужно основываться на нормах Минтранса.
3. Специалисту необходимо открыть счет и субсчет. Альтернативный вариант – отражение на забалансовом счете.
4. Необходимо установить тип путевого листа.
5. Разрабатывается табличная ведомость.
6. Осуществляется контроль над тратой ГСМ больше установленного показателя. В путевом листе указывается как утвержденная норма, так и реальный расход. Перерасход помещается на счет 91.2 «Непроизводственные траты».
7. Требуется завести журнал учета прихода и списания ТК. В нем указываются дата выдачи, ФИО специалиста, момент возврата ТК, обозначение ТС.
8. Нужна Учетная политика, а также План счетов.

ВАЖНО! Все перечисленные документы должны быть в фирме в обязательном порядке.

На основании этих ТК осуществляется бухучет. Это актуально и для коммерческих, и бюджетных предприятий.

Траты относятся к центральным направлениям работы.

Расходы по тратам на приобретение ТК помещаются на счет 10.6. Учет исполняется на базе накладной и соглашения на поставку.

Рассмотрим используемые проводки:

1. ДТ60 КТ51. Перевод средств за создание карт. Первичкой является банковская выписка.
2. ДТ19 КТ60. Учет НДС по карте. Документом-основанием является счет-фактура.
3. ДТ10 КТ60. ТК отражаются в структуре МПЗ. Первичкой являются накладная и соглашение на поставку.
4. ДТ20, 26, 44 КТ10. Списание стоимости ТК. Первичкой будет являться справка из бухгалтерского отдела.
5. ДТ68 КТ19. Принятие НДС к вычету. Первичка: счет-фактура.

Специалист, получающий карту, не приобретает наличных средств. Поэтому предоставленную ТК не следует отражать на счете 71.

Поставщик не фиксирует выдачу карты специалисту в бухучете, а лишь передает ее на терминалы АЗС. После обработки информации и оформления отчета об операциях по ТК фирма получает полный пакет документов:

Информация сверяется с путевыми листами и квитанциями. Учет топлива на счете 10-3 производится в соответствии со сводным отчетом, который составляются по данным путевых листов и отчёта

Рассмотрим используемые проводки:

1. ДТ68 КТ19. Учет НДС на основании записи в журнале закупок.
2. ДТ60.1 КТ60.2. Зачет предоплаты. Первичка: справка из бухгалтерии, а также акт сверки взаиморасчетов.
3. ДТ19 КТ60.1. Учет НДС. Документ: счет-фактура.
4. ДТ20, 26, 44 КТ10.3. Списание стоимости топлива. Документы: путевый лист.
5. ДТ60.2 КТ51. Предоплата за топливо. Первичка: банковская выписка.
6. ДТ10.3 КТ60.1. Принятие топлива, приобретенного по карте, к учету. Документы: соглашение о поставке.

Если первичный документ отсутствует, проводка выполняться не может. Учетной политикой устанавливается, по какой форме трат будет фиксироваться приобретение ТК.

НДС с приобретения будет приниматься к учету после этих операций:

1. Получение счет-фактуры.
2. Принятие ТК к учету.
3. Приобретение ТК для выполнения действий, облагаемых НДС.

Траты на топливо относятся к тратам по стандартным направлениям работы.

Для снижения налогооблагаемой базы бухгалтер должен выполнить эти действия:

1. Подготовка доказательств того, что топливо приобреталось с целью получения прибыли.
2. Подготовка документов, которые подтверждают расходы.
3. Обоснование трат, если они не превышают норму.

При списании стоимости на затраты выполняется эта проводка: ДТ20, 23, 26, 44 КТ10-3.

В этом документе указаны: