Сопроводительное письмо к направлению на ремонт
Как правильно написать сопроводительное письмо к документам
15 января 2023 Сопроводительное письмо является формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними
Сопроводительное письмо к документам позволяет определить срок исполнения и факт отправки.
Унифицированной формы письма не существует. Она определяется ГОСТ Р 6.30-2003 и вводится только для оформления организационной документации, регламентированной требованиями к оформлению документов по государственной регистрации
? Начнем с основных правил:
- с указанием даты и регистрационного номера.
- на фирменном бланке;
В сопроводительном письме о направлении документов подробно описаны основные разделы, на какие части нужно разбить текст.
Вступление Краткое содержание раздела письма и его цель Текст Сопроводительное письмо к руководителю, желательно адресное с указанием имени отчества [/stextbox]
Вступление Краткое содержание Общие положения Содержание Послания Описание Раздел, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов Пояснение цели и содержания Краткая формулировка Письмо с конкретными требованиями в адрес руководителя или адресата.
Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности. По полученной от Вас информации имеются нарушения пунктов 2.3 Договора: комплектующие были переданы в положенный срок (что подтверждается Товарным накладом), работы выполнены вовремя — что подтверждает дата приема заказанного товара у поставщиков.
По претензии No 2, направленной в наш адрес 14.07.2017 (заявлена на имя начальника отдела) прошу Вас рассмотреть и направить нам информацию о своем решении.
Выражаю Вам благодарность за то, что вы воспользовались услугами нашей компании и рассчитываем на дальнейшее сотрудничество.
- Заказ-наряд, количество листов.
- Товарная накладная, количество листов.
- Фото установленного баннера, количество листов.
- Договор поставки, количество листов.
Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.
При получении таких обращений от контрагентов сотрудникам предприятия приходится отправлять им различные документы.
Потребуется он при условии, что контрагент предоставит пакет без пояснений. Такая ситуация часто встречается в бизнесе с физическими лицами и для юридических лиц данный случай не исключение: они могут предоставить полный список необходимых документов или указать всю необходимую информацию на предложенной форме. Образец сопроводительного письма о передаче документов.
Бланк, разработанный для заполнения контрагентом: Текст обращения выдержан в деловом стиле. Даже если оно не является самостоятельной формой или самодостаточным документополучателем (не самостоятельным) — это может его обидеть!
В таком случае можно использовать фразу «Надеемся на скорую встречу» или же «Приветствуем самого нашего любимого клиента» (Уважаемый Иван Иванович!). Пример недопустимой формулировки: Следует писать — «Мы надеемся, что все прошло успешно и мы готовы дать Вам ответ в установленные законом сроки». В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.
Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям.
Для этого в бланке директора следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось искать ответственного лица. Печать здесь вообще ни к чему: ее нет необходимости делать при подписании директором.
Входящие и исходящие документы получат адресат. Эти реквизиты присваивает адресат, который впишет вручную или на штемпеле: [/stextbox] По этому номеру можно будет проследить этапы прохождения обращения по всем его этапам и уточнить — кто находится сейчас под арестом?
Мы узнаем о неточности и поправим её. БУХГАЛТЕРУ: Лента КАДРОВИКА.
В Яндекс Дзен можно подписаться на наши новости и получать важные для вас материалы!
Если вы хотите удалить изображение и заменить его аватаром по умолчанию, то вам нужно снять этот рисунок
Выход Вы уверены, что хотите выйти?
Сопроводительное письмо к договору
2305 Организации могут обмениваться между собой различными документами для подписания, в том числе и договорами.
В этом случае вместе с документами следует прикладывать сопроводительное письмо.
- Проверено экспертом
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Бланк и образец
ФАЙЛЫ Обязательство по прикладыванию к документации сопроводительных писем нигде не прописано.
Однако компаниями это часто практикуется для избежания недопонимания. Функции такого письма:
- Напоминание о сроках исполнения действий.
- Подтверждение факта отправки важных документов.
- Указания к действию для получателя. Например: подтвердить получение, подписать и вернуть один экземпляр.
- Опись пересылаемых бумаг. Обязательно отмечают количество экземпляров и листов документов.
Почта России обязано иметь исходящий номер. Документ рекомендуется составлять в двух экземплярах, один из которых компания-отправитель должна оставить себе.
Сопроводительное письмо не обязательно ставить на письме печать, за исключением случаев договоренности между сторонами.
Получатель письма, если он получил его по почте или отправил лично в компанию-отправитель (в том случае это будет курьер), должен зарегистрировать письмо и подписать. Это делается для подтверждения получения бумаг от отправителя на втором экземпляре сопроводительного письма и возврата обратно получателю документам компании-поставщика.
В законодательно закрепленной форме документ составить не получится, поэтому его можно оформить в свободной последовательности. Получатель должен читать от 30 секунд до минуты для того чтобы понять суть письма и передать ему необходимую информацию.
При написании текста должны быть использованы официально-деловой стиль, без орфографических и любых других ошибок.
Письмо оформляют на фирменном бланке организации. Что требуется указать в письме:
- Наименование и реквизиты компании, отправляющей договор. Указывают полное название, ИНН, КПП, юридический адрес, контактный телефон. Если письмо составляют на фирменном бланке компании, то эта информация уже будет включена в текст.
- Текст письма:
- Начинать нужно со стандартного обращения: «Уважаемый …!».
- Далее — устойчивые выражения: «Высылаем Вам…», «Направляем Вам…» и т.п.
- После этого перечисляют документы, которые были отправлены. В нашем случае это договор. Если есть какие-либо прилагающиеся документы, то можно просто указать, что договор с приложениями, а в конце письма перечислить их
- Затем обозначают цель отправления. Уместна такая формулировка: «Просим подписать и один экземпляр возвратить в срок до…».
- Перечисляют прилагающиеся к письму документы с количеством листов в них. Это могут быть, кроме самого договора, график платежей, план поставок и т.д. Нужно указать еще и итоговое количество экземпляров и количество листов.
- Далее — устойчивые выражения: «Высылаем Вам…», «Направляем Вам…» и т.п.
- Наименование документа.
- Дату отправления сопроводительного письма.
- Кому предназначается письмо (этот блок располагается в правом верхнем углу).
Как правило, указывают руководителя компании.
- Затем обозначают цель отправления.
Уместна такая формулировка: «Просим подписать и один экземпляр возвратить в срок до…».
- Исходящий номер. Организации регистрируют всю исходящую корреспонденцию в специальном журнале. Нумерация должна производиться в соответствии с правилами, прописанными в ЛНА компании.
- Начинать нужно со стандартного обращения: «Уважаемый …!».
- Заканчивают письмо подписью руководителя организации.
Обязательно указывают его должность и ФИО.
Поставить подпись может и уполномоченное на это лицо.
- После этого перечисляют документы, которые были отправлены.
В нашем случае это договор. Если есть какие-либо прилагающиеся документы, то можно просто указать, что договор с приложениями, а в конце письма перечислить их
- Перечисляют прилагающиеся к письму документы с количеством листов в них. Это могут быть, кроме самого договора, график платежей, план поставок и т.д. Нужно указать еще и итоговое количество экземпляров и количество листов.
Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий» Адрес: 427960, г.
В Сарапуле, ул. Гончарова 13-13 офис 12 А Телефон: 8 (34147) 2-22-00 Генеральному директору ООО «Сатурн» Николаевой Семнадие Семёновичю Исх.
№ 34526-2 «23» июля 2020 года Уважаемый Семен Семенович!
В качестве приложения к договору мы высылаем Вам подписанный договор поставки канцтоваров No 456 от 20 июля 2020 года с приложением.