Правила заполнения путевых листов форма 3

Инструкция по заполнению и ведению путевых листов легкового автомобиля

Путевой лист для легковых автомобилей является важным документом не только в том случае, если речь идет о перевозках или любых других предприятиях с рабочим авто.

Путевой лист автомобиля является основным документом, который позволяет контролировать работу водителя и режим эксплуатации транспорта:

1. график движения;
2. маршрут движения;
3. расход топлива и т. д.
4. время в пути и простоя;

Какой документ должен быть у водителя, который берет в эксплуатацию коммерческий автомобиль?

В первую очередь путевые листы используют не столько для контроля транспортного средства, сколько для снижения налогооблагаемой базы. Они позволяют предпринимателям получить дополнительную экономию от того факта что они пользуются данным документом:?

1. Контроль износа автомобиля, а также необходимости в техническом его обслуживании. Благодаря наличию путевых листов можно высчитать общий срок эксплуатации транспортного средства и вовремя сдавать его в сервис.
2. Исключение возможности использования сотрудниками коммерческого транспорта в личных целях. Особенно актуально это для служб такси, где имеется большое количество легковых авто.
3. Снижение затрат на топливо за счет строго контроля следования автомобиля по заранее спланированному маршруту.

В частности, путевой лист позволяет повысить эффективность эксплуатации легковых транспортных средств и сделать ее менее затратной.

Ответственность за заполнение путевого листа возлагается на владельца предприятия, а также должностное лицо организации, которая отвечает за выдачу транспортных средств в пользование сотрудникам.

Водитель не имеет права вносить какие-либо изменения или ставить подписи.

Существует специальная форма 3 путевого листа, которая была утверждена Госкомстатом.

В ней уже есть все необходимые реквизиты, которые необходимо указывать при заполнении документа. В этой форме не учтена вся необходимая информация для заполнения бланков путевых листов и вы можете самостоятельно создать бланки для этих документов в свободной продаже или приобрести готовые шаблоны без использования патентной формы 3.

Индивидуальные предприниматели могут самостоятельно разрабатывать бланки для путевых листов. Главное – в них должны указываться все реквизиты, которые имеются на установленной форме:.

Рассмотрим более подробно, как заполняется форма 3 для путевого листа легкового автомобиля:

• Информация о водителе. Полностью прописывается ФИО самого водителя, номер его водительского удостоверения, а также категория прав, по которой он осуществляет управление транспортным средством.
• Шапка документа. В ней обязательно должно указываться наименование самого документа, а также его номер, ведь в дальнейшем он должен сохраняться в архиве не менее 5 лет и отмечаться в специальном журнале при сдаче.
• Реквизиты компании. В данном пункте необходимо прописывать все данные о юридическом лице, на которое оформлен автомобиль. Сюда входят: полное наименование и юридический адрес, код ОКПО и ИНН/КПП.
• Технические данные. В них включены разрешения на выезд, а также информация о техническом состоянии автомобиля. Кроме того, в нем указываются данные о топливном расходе по маршруту – прописывается марка горючего, остаток до выезда на маршрут и после, нормы по расходу топлива и фактические показатели.
• Задание самому водителю. В данном пункте указывается цель поездки, а также время выезда и заезда, оставляются пометки об опозданиях, остановках, простоях и т. д.
• Срок выдачи. Сразу после указания названия документа и его номера следует указывать сроки, на которые был выдан путевой лист в формате с «день месяц до день месяц год».
• Информация об автомобиле. Обязательно указывается тип транспортного средства. В данном случае – легковой автомобиль. Кроме того, прописывается его марка и модель, например, Ford B-MAX, BMW X5 xDrive40d и т. д. Также обязательно должен указываться номер и код его регистрационного знака.

Вступительная часть путевого листа обязательно заверяется ответственными лицами. Далее предлагаем ознакомиться с заполненным бланком документа: После заполнения вводной части, где указываются все данные и подписывается ответственное лицо, начинается основная часть документы. Она может отличаться от основной или унифицировать ее для конкретного предприятия либо организации;

В настоящее время для перевозок автотранспортом, как правило, обязательно составляется карта прохождения водителей.

Она состоит из следующих пунктов:

1. время проведения медосмотра до и после поездки;
2. дата проведения медосмотра до и после поездки;
3. подпись ответственного лица ставится как после, так и до поездки.
4. ФИО лица, которое ответственно за проведение медосмотра (указываются оба лица, если до и после поездки медосмотр проводили разные сотрудники);

После этого указывается маршрут, который был пройден легковым автомобилем. Он состоит из следующих пунктов:.

1. показания одометра до и после маршрута;
2. время начала и завершения маршрута;
3. ФИО лица, несущего ответственность за контроль;
4. подпись ответственного лица;
5. пункты, через которые проходит маршрут;
6. общее количество пройденных километров.
7. дата начала и завершения маршрута;

По окончании таблицы указывается суммарное количество пройденных километров за все маршруты, которые были осуществлены транспортным средством. В завершение ставится подпись водителя и начальника кадрового отдела: водитель, начальник управления транспорта или бухгалтера. Важно помнить о том что путевые листы для легковых автомобилей должны быть заполненными на всех этапах их осуществления (в противном случае документ может вызвать подозрения у работников контролирующих служб).

В качестве видео-ролика предлагаем вам ознакомиться с видеороликом, в котором более подробно рассказано о правильном составлении путевого листа для легковых авто:

1. Начиная с 2017 года, было отменено обязательство ставить печать организации на путевом листе, поэтому за ее отсутствие вам не имеют права выписать штраф.
2. Существуют определенные нормы по расходу топлива и смазочных материалов, которые устанавливаются законодательной базой. Но они носят исключительно рекомендательный характер, поэтому придерживаться их при подсчетах необязательно.
3. Любые коммерческие перевозки должны сопровождаться составлением путевого листа по всем вышеописанным требованиям.
4. Все путевые листы должны быть отмечены в журнале и пронумерованы для упрощения последующего их поиска в архиве.
5. С июня 2017 года был введен запрет на найм ИП или водителей, которые имеют иностранные водительские удостоверения.
6. В соответствии с законодательством путевые листы должны сохраняться на предприятии в течение 5 лет.

Если вы нарушили какие-либо правила по составлению и предоставлению путевых листов на легковые автомобили, штраф составит сумму в зависимости от статуса лица, совершившего нарушение.

К ним относятся:

1. если автомобиль состоит на учете предприятия и при этом не используется для совершения перевозок пассажиров, грузов или багажа, а сам руководитель не нуждается в учете топливного расхода.
2. транспортное средство находится в распоряжении физического лица и используется им исключительно в личных некоммерческих целях;

В законодательной базе РФ прописано, что любой автомобиль, который находится на учете коммерческого или некоммерческого предприятия и совершает перевозки багажа, пассажиров или грузов обязан иметь путевой лист.

По условиям закона путевой лист должен находиться в транспортном средстве и быть предъявлен по просьбе сотрудника полиции.

На срок до одного дня не допускается выдача путевого листа. В случае отсутствия документа нарушитель штрафуется на 500 рублей или лишается права поездки.

Путевой лист позволяет повысить контроль за движением транспортных средств, а также пресечь его несанкционированное использование.