Личные дела работников корочка
Оглавление:
Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020
Роструд дал разъяснения, что под запрет попадают любые официальные бумаги не связанные с трудовой деятельностью.
- свидетельства о браке и рождении детей;
- свидетельства о присвоении ИНН;
- страницы паспортов;
- карточки СНИЛС;
- военные билеты.
Наличие у человека таких записей в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни.
При сборе таких сведений без согласия человека они нарушают нормы Федерального закона No 152-ФЗ от 27.07.2006.
За это предусмотрен штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ, но в этом случае согласие на обработку персональных данных не является основанием для привлечения к административной ответственности за нарушение закона
Что представляет собой личное дело
В делопроизводстве термином «личное дело» принято называть документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности наиболее полно.
Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.
Ознакомление с персональным досье
Личное дело не выдается сотруднику, за исключением случаев распоряжения руководителя компании. Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет его работнику для ознакомления с содержанием документа и предоставления на рассмотрение руководителю предприятия
Кадровый специалист, работая с делами или выполняя другие поручения работодателя обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников.
Какие документы должны быть
Работодатель имеет в своем распоряжении как оригиналы документов (анкеты, учетные карточки), так и их копии.
- возникающие в процессе работы в фирме;
- документы об увольнении из конкретной компании.
- формируемые в момент устройства человека на работу;
В первую группу входят:
- характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
- приказ о приеме на работу.
- справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
- трудовой договор (оригинал работодателя);
- резюме, составленное соискателем для вакансии;
- справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- бланк анкеты работника для личного дела (используется произвольная форма);
- копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
- заявление о приеме на работу;
В первую группу входят персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычета по НДФЛ), копия должностной инструкции или договор о материальной ответственности.
Здесь же, при необходимости, хранятся:
- объяснительные записки;
- копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
- служебные записки;
- различные акты и уведомления.
Вторая, заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.
Хранение документов
При этом личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу.
Личные дела работников могут храниться следующими способами:
- По алфавиту;
- По структурным подразделениям;
- По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.
В папках корешки располагаются в порядке присвоения им номеров.
Опись документов
При оформлении документов ее оформляют при сшивании дела и вносят только те документы, которые есть на деле.
Но существует еще одна форма описи документов, ее используют в процессе формирования дела.
В ней перечислены все документы, которые должны присутствовать в папке согласно Положению о личных делах. Рядом с датой отсутствует документ и графа для указания причины отсутствия (работник не предоставил), забрали на работу…
После увольнения работника, дело закончено и сдана в архив компании.
- На обложке указывается дата окончания дела, то есть дата увольнения человека;
- Все бумаги в деле складываются в установленной последовательности, сшиваются и нумеруются, лист-заверитель можно прошить вместе со всеми документами либо наклеить на заднюю обложку дела;
- Затем составляется опись всех бумаг, в нее заносятся названия документов и их индекс (при наличии), порядковые номера листов, на которых находятся документы в сшитом деле. В конце в описи помечается, сколько документов находится в деле (не листов, а именно документов), запись нужно сделать цифрами и прописью, а также отдельно указывается количество листов в описи. Листы описи нумеруются отдельно.
Хранение
Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет.
В большинстве случаев этим занимается кадровик. Если ведение личного дела регламентировано нормативными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц с правом доступа к документам ЛД и их должностям по должности.
Потому что в силу конфиденциальности содержащихся там документов, к личному делу не может быть свободного доступа.
личная карточка работника Т-2 должна храниться в сейфе, либо где-то еще.
Понятие личного дела
Для оформления личных дел используются документы, сгруппированные в отношении каждого сотрудника и соединенные вместе.
В других компаниях они составляются и ведут на основании приказов, которые издаются в соответствии с законом.Например: личные данные работника создают отдел кадров предприятия (его деятельность осуществляется по указанию администрации), документы оформляемые самим предприятием; т.д
Но это не обязательный закон для предприятий, которые могут использовать их в своей работе или осуществлять оформление личного дела по своим методикам. Другие фирмы и учреждения вправе применять свои методики при оформлении личных дел: например, оформлять личные документы как можно быстрее либо же создавать личное дело с использованием своего метода обработки персональных данных на предприятии (с помощью специального регистра).
Если несанкционированное разглашение личной информации работника приведет к административной ответственности, то фирма может быть привлечена фирмой к административному штрафу.
Срок хранения личных дел уволенных сотрудников
В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещены они в специально отведенном месте, исключающем возможность их хищения или потери третьими лицами и возможности к ним доступа других лиц…
Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.
В хранилище дела располагаются в вертикальном положении, по порядковым номерам и структурным подразделениями.
Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале.
В рамках закона форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно с точки зрения функциональности для конкретной организации.
При обнаружении отсутствия ЛД ответственным работником принимается решение о его возвращении или розыске.
Федеральная служба по труду и соц. делам может воспользоваться утвержденным списком для решения, какую документацию включать в дела своих сотрудников
- Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
- Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
- Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
- Автобиография;
- Опись личного дела.
- Материалы об аттестации (если проводилась);
- Фотографии работника, которые периодически обновляются;
- Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
- Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
- Экземпляр трудового договора;
- Ксерокопия СНИЛС;
- Ксерокопия ИНН;
- Ксерокопия трудовой книжки;
- Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
Список может изменяться, дополняться в зависимости от того, какие деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.
Кроме этого, все документы необходимо расположить в деле по хронологии: самые первые те из них были заложены во время приема человека на работу и затем — те что появились после его деятельности.
Когда человек увольняется, его дело закрывают и прошивают. Лист-заверитель имеет на себе соответствующую информацию о том, сколько листов было отшито или перенумеровано в этом листе:
В этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы и были ли сложены новые. Лист-заверитель наклеивают снаружи дела для заверения документов изнутри.
Работник кадровой службы ставит подпись на этом листе. После увольнения работника его личное дело передается в архив для хранения и дальнейшей передачи работнику, который уволен с работы
В соответствии с перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и муниципальных образований, срок хранения которых установлен приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 No 558 составляет 75 лет (п. 7).
7 ст. 5 Закона No 152-ФЗ «Об обработке персональных данных» (далее – Закон о сборе, систематизации идентичности) подлежат уничтожению или обезличиванию по достижении целей обработки либо в случае утраты необходимости достигать эти цели
Дневники хранятся только с оригиналами и копиями документов, которые касаются работы в учреждении.
На них составляются описи. Из документов личного дела извлекаются скобы и скрепки степлера, при передаче дел в архив допускается их носить вместе или как «наряд».
Если вы собираетесь оформлять на работников личные дела, то в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших им личных дел – после обложки.
Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы.
В частности, к работнику организации и лицу от имени которой он осуществляет обработку персональных данных (и ответственному за их хранение) могут быть применены меры административной ответственности по ст. 159 КоАП РФ