Меню
Главная - Трудовое право - Личные дела работников корочка

Личные дела работников корочка

Личные дела работников корочка

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020


Роструд дал разъяснения, что под запрет попадают любые официальные бумаги не связанные с трудовой деятельностью.

  1. свидетельства о браке и рождении детей;
  2. свидетельства о присвоении ИНН;
  3. страницы паспортов;
  4. карточки СНИЛС;
  5. военные билеты.

Наличие у человека таких записей в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни.

При сборе таких сведений без согласия человека они нарушают нормы Федерального закона No 152-ФЗ от 27.07.2006.

За это предусмотрен штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ, но в этом случае согласие на обработку персональных данных не является основанием для привлечения к административной ответственности за нарушение закона

Что представляет собой личное дело

В делопроизводстве термином «личное дело» принято называть документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности наиболее полно.

Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).

Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Ознакомление с персональным досье

Личное дело не выдается сотруднику, за исключением случаев распоряжения руководителя компании. Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет его работнику для ознакомления с содержанием документа и предоставления на рассмотрение руководителю предприятия

Тот не имеет права вносить исправления, добавлять или изымать документы. В случае обнаружения ошибок он должен заявить об этом ответственному по кадрам и прикрепить к заявлению копии подтверждающих документов;

Кадровый специалист, работая с делами или выполняя другие поручения работодателя обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников.

Какие документы должны быть

Работодатель имеет в своем распоряжении как оригиналы документов (анкеты, учетные карточки), так и их копии.

Для того чтобы копии документов были заверены в установленном порядке, их необходимо обязательно проставить надлежащим образом (для госов и других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании).

  1. возникающие в процессе работы в фирме;
  2. документы об увольнении из конкретной компании.
  3. формируемые в момент устройства человека на работу;

В первую группу входят:

  1. характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
  2. приказ о приеме на работу.
  3. справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  4. трудовой договор (оригинал работодателя);
  5. резюме, составленное соискателем для вакансии;
  6. справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  7. бланк анкеты работника для личного дела (используется произвольная форма);
  8. копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
  9. заявление о приеме на работу;

В первую группу входят персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычета по НДФЛ), копия должностной инструкции или договор о материальной ответственности.

Здесь же, при необходимости, хранятся:

  1. объяснительные записки;
  2. копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  3. служебные записки;
  4. различные акты и уведомления.

Вторая, заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

Хранение документов

При этом личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу.

.

Личные дела работников могут храниться следующими способами:

  1. По алфавиту;
  2. По структурным подразделениям;
  3. По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.

В папках корешки располагаются в порядке присвоения им номеров.

Личные дела сотрудников хранятся отдельно от бланков личных карточек и трудовых, при этом личные документы могут храниться бессрочно или передавать по наследству с обязательным хранением их на архивную полку 75 лет!

Опись документов

При оформлении документов ее оформляют при сшивании дела и вносят только те документы, которые есть на деле.

Но существует еще одна форма описи документов, ее используют в процессе формирования дела.

В ней перечислены все документы, которые должны присутствовать в папке согласно Положению о личных делах. Рядом с датой отсутствует документ и графа для указания причины отсутствия (работник не предоставил), забрали на работу…

После увольнения работника, дело закончено и сдана в архив компании.

  1. На обложке указывается дата окончания дела, то есть дата увольнения человека;
  2. Все бумаги в деле складываются в установленной последовательности, сшиваются и нумеруются, лист-заверитель можно прошить вместе со всеми документами либо наклеить на заднюю обложку дела;
  3. Затем составляется опись всех бумаг, в нее заносятся названия документов и их индекс (при наличии), порядковые номера листов, на которых находятся документы в сшитом деле. В конце в описи помечается, сколько документов находится в деле (не листов, а именно документов), запись нужно сделать цифрами и прописью, а также отдельно указывается количество листов в описи. Листы описи нумеруются отдельно.

Хранение

Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет.

В большинстве случаев этим занимается кадровик. Если ведение личного дела регламентировано нормативными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц с правом доступа к документам ЛД и их должностям по должности.

Потому что в силу конфиденциальности содержащихся там документов, к личному делу не может быть свободного доступа.

личная карточка работника Т-2 должна храниться в сейфе, либо где-то еще.

Понятие личного дела

Для оформления личных дел используются документы, сгруппированные в отношении каждого сотрудника и соединенные вместе.

В других компаниях они составляются и ведут на основании приказов, которые издаются в соответствии с законом.Например: личные данные работника создают отдел кадров предприятия (его деятельность осуществляется по указанию администрации), документы оформляемые самим предприятием; т.д

Но это не обязательный закон для предприятий, которые могут использовать их в своей работе или осуществлять оформление личного дела по своим методикам. Другие фирмы и учреждения вправе применять свои методики при оформлении личных дел: например, оформлять личные документы как можно быстрее либо же создавать личное дело с использованием своего метода обработки персональных данных на предприятии (с помощью специального регистра).

Если несанкционированное разглашение личной информации работника приведет к административной ответственности, то фирма может быть привлечена фирмой к административному штрафу.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещены они в специально отведенном месте, исключающем возможность их хищения или потери третьими лицами и возможности к ним доступа других лиц…

Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В хранилище дела располагаются в вертикальном положении, по порядковым номерам и структурным подразделениями.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале.

В рамках закона форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно с точки зрения функциональности для конкретной организации.

При обнаружении отсутствия ЛД ответственным работником принимается решение о его возвращении или розыске.

Федеральная служба по труду и соц. делам может воспользоваться утвержденным списком для решения, какую документацию включать в дела своих сотрудников

  1. Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
  2. Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
  3. Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
  4. Автобиография;
  5. Опись личного дела.
  6. Материалы об аттестации (если проводилась);
  7. Фотографии работника, которые периодически обновляются;
  8. Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
  9. Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
  10. Экземпляр трудового договора;
  11. Ксерокопия СНИЛС;
  12. Ксерокопия ИНН;
  13. Ксерокопия трудовой книжки;
  14. Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);

Список может изменяться, дополняться в зависимости от того, какие деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Кроме этого, все документы необходимо расположить в деле по хронологии: самые первые те из них были заложены во время приема человека на работу и затем — те что появились после его деятельности.

Когда человек увольняется, его дело закрывают и прошивают. Лист-заверитель имеет на себе соответствующую информацию о том, сколько листов было отшито или перенумеровано в этом листе:

В этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы и были ли сложены новые. Лист-заверитель наклеивают снаружи дела для заверения документов изнутри.

Работник кадровой службы ставит подпись на этом листе. После увольнения работника его личное дело передается в архив для хранения и дальнейшей передачи работнику, который уволен с работы

В соответствии с перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и муниципальных образований, срок хранения которых установлен приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 No 558 составляет 75 лет (п. 7).

7 ст. 5 Закона No 152-ФЗ «Об обработке персональных данных» (далее – Закон о сборе, систематизации идентичности) подлежат уничтожению или обезличиванию по достижении целей обработки либо в случае утраты необходимости достигать эти цели

Дневники хранятся только с оригиналами и копиями документов, которые касаются работы в учреждении.

На них составляются описи. Из документов личного дела извлекаются скобы и скрепки степлера, при передаче дел в архив допускается их носить вместе или как «наряд».

Если вы собираетесь оформлять на работников личные дела, то в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших им личных дел – после обложки.

Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы.

В частности, к работнику организации и лицу от имени которой он осуществляет обработку персональных данных (и ответственному за их хранение) могут быть применены меры административной ответственности по ст. 159 КоАП РФ