Какие документы передаются при передаче машины в аренду
Все про учет арендованных авто: от налогов до первички и проводок
Многие организации для решения производственных нужд решают приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и даже в определенных случаях оправдана, хотя обычно руководство принимает решение арендовать автомобиль ради компании
На какие налоги следует начислять расходы при аренде и содержании арендуемого автомобиля, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ или страховых взносов.
В Гражданском кодексе есть два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без предоставления услуг по управлению, технической эксплуатации.
Порядок заключения и форма договора аренды регулируются статьями 642–649 ГК РФ.Арендатор несет расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено другое.
Практика показывает, что арендовать транспортные средства у юридических или физических лиц имеет смысл только в том случае если на них зарегистрирован экипаж.
Таким образом, исчисление и уплату транспортного налога должен осуществлять арендодатель.
В составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль учитываются суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством.
- при условии соответствия всем критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
- арендованный автомобиль используется для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг,
В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие как мойка авто или покупка запчастей (подп. 11 п.1 ст 264), можно включать в состав расходов: подпункт 12 п 1 статьи 225 НК РФ).
Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданны в соответствии с требованиями законодательства. В частности, для подтверждения расходов на ГСМ необходимо оформление путевых листов (документов), подтверждающих экономическую обоснованность затрат по использованию транспортного средства).
Кроме подтверждения расходов на ГСМ, документ подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность всех затрат по использованию транспортного средства.
Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства в НУСсылка на законодательствоРасчетные суммы за услуги по управлению автомобилем Оплата труда п.21 ст255 НК Страховые взносы от продажи автомобиля п.1ст.264 Налоговая справка Прочие расходы.
В данном случае в состав расходов входят: пп. 11 п.1 ст 264 НК*** или расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование (ОСАГО, КАСКО).
1 п. 263 НК : * если обязанность возложена на арендатора,** для производства и управления; ***для нужд организации или имущества.
Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором или соглашением сторон. Если это предусматривается законом (например, по договору), то они отражают в налоговую отчетность только документами договора аренды транспортного средства
Расходы на услуги по управлению транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете только при оформлении актов об оказании услуг, составленных согласно требованиям законодательства.
В соответствии с Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 No 78 форма путевого листа установлена для автотранспортных организаций. Если компания является таковой, то она может воспользоваться данной формой документа и разработать собственную форму путевого листка; если организация примет решение составить документ самостоятельно, ей необходимо закрепить данную форму в учетной политике или проверить соответствие первичного документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первички (при наличии).
Если организация примет решение составлять документ самостоятельно, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.
В 2017 году вступают некоторые изменения, касающиеся порядка заполнения путевых листов. Они были определены приказом Минтранса от 18.09.2008 No 152 (утвержден разделами II и III приказа Министерства транспорта России).
- сведения о водителе;
- сведения о транспортном средстве;
- Ф.И.О. водителя;
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке его действия;
- дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
- отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
- подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
- дата и время выезда и заезда в гараж;
- показания одометра при выезде и при заезде;
- штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
С 15 декабря 2017 года в путевом листе обязательно должно быть указано ОГРН или ИНН (в случае ИП) собственника транспортного средства.
Еще одно изменение — в поле «Сведения о транспортном средстве» добавлен новый обязательный реквизит. Это день (число, месяц) и время (часы), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля.
Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.
Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок.
В приказе Минтранса не сказано, что у пассажиров должна быть полная информация о маршрутах поездок.
В формулировке маршрута должно быть указано, что он производственный (например: поездка в налоговую инспекцию), на переговоры к заказчику. Величина расходов по ГСМ не ограничены Налоговым законодательством; норма прибыли — только расходы за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок (подп.1 п.1 ст264 НК РФ).
При значительном превышении фактических расходов над нормами налоговыми органами может быть поставлена под сомнение их экономическая обоснованность. Однако, организация вправе использовать самостоятельно разработанные нормы в соответствии с технической документацией (с учетом положений Минтрансом России) или по техническим документам завода-изготовителя автомобиля).
В письмах Минфина (например, от 03.06.2013 No03-04-10/20097 и 27.01.2014) говорится о том, что организациям не являющимся автотранспортными требуется создавать свои нормы.
Если организация не является автотранспортной, необходимо утвердить установленную норму расхода топлива приказом руководителя организации.
Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов (п. 1 ст 6 Федерального закона от 08.11.2007 No 259-ФЗ), который иногда называют реестром путевых листков ( п.1ст. 5 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152).
Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В документе должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле и о том, какое транспортное средство взято в аренду (если это физическое лицо).
В договоре обязательно должна содержаться исчерпывающая информация о автомобиле, чтобы можно было точно определить какое транспортное средство будет взято в аренду.
Так же необходимо указать марку и год выпуска автомобиля, номер кузова или двигателя.
Доходы физического лица, полученные от сдачи имущества в аренду и оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 1 п. 2 ст.
4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).
Налогоплательщик в данном случае выступает налоговым агентом и обязана удержать, уплатить или вернуть НДФЛ (п. 1 ст 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации либо нет ставка налога составит 13% — 30% соответственно; с арендной платы удерживается налог при ее фактической выплате( п.1 ст
С учетом этого, дата фактического получения дохода определяется как день выплаты из кассы или на банковский счет (подп.
Если договор аренды с экипажем, то арендная плата по договору аренды имущества не облагается страховыми взносами.
- Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).
- Как было сказано выше, услуги аренды не являются объектом обложения страховых взносов, но услуги управления облагаются страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, так как относятся к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг,
- В договоре необходимо разделить стоимость аренды и стоимость услуг управления,
Если в договоре отсутствует разделение между арендодателем и услугами управления, то это может стать причиной начисления взноса с суммы аренды.
В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.
В случае передачи транспортного средства от арендодателя к арендатору в акте приемки-передачи основных средств указываются наименование и дата фактического прихода основного средства.
No94н: арендованный автомобиль отражается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной арендатором. По окончании срока действия договора имущество списывается со счета Арендатора после истечения установленного договорами аренды сроков его владения им или исполнения обязательств по договору. В случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции или приобретением товаров либо выполнением работ по управлению транспортным средством суммы аренды платы и услуг по управляющему средству учитываются в составе расходов на обычные виды экономической активности.
Арендатор отражает в бухгалтерском учете расходы, которые имели место до момента фактической выплаты денежных средств иной формы. Арендная плата списывается независимо от времени оплаты товаров или других действий арендатором.
В таблице 2 представлены бухгалтерские проводки, необходимые при аренде транспортного средства у физического и юридического лица.
73. Если аренда у физического лица предполагает аренду работника организации, то в качестве счета расчетов с арендатором будет использован счет 77 или 75 (в случае аренды наемного персонала юридического лицо) — для расчета между двумя сторонами используется счет 72.
Бухгалтерские проводки Дебет Кредит Сумма, руб.
20 (26, 44) 73 6000 начислена сумма по договору аренды транспортного средства за месяц: 780 удержан налог с дохода физического лица в размере 13% 20 (25), 43 55 (21) 2500 уплачено вознаграждение исполнителю; 20(27.44) 70 520 оплачены взносы ФФОМС и страховые пенсии — применимо для арендованных транспортных средств* В случае аренды автомобиля у юридического лица без экипажа стоимость услуг исполнителя может быть увеличена до 3000 рублей.
В договоре следует указать исчерпывающую информацию об автомобиле, соответствующую документам транспортного средства.