Меню
Главная - Другое - Как выглядит ходовой журнал на почте образец

Как выглядит ходовой журнал на почте образец

Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения


В любой отрасли народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций.

В процессе производства постоянно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми учреждениями.

Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Форм и типов документов существует огромное множество, но все они делятся только на две основные категории:

  1. Получаемые (входящая корреспонденция).
  2. Отсылаемые (исходящая корреспонденция).

Отправка корреспонденции, именуемой исходящей может быть направлена таким адресатам:.

  1. Вышестоящие инстанции.
  2. Предприятия-партнеры.
  3. Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.
  4. Нижестоящие организации.

Практически каждое предприятие находится под контролем каких-либо организаций (районных, ведомственных или региональных), а также министерств.

Отправка в эти учреждения иной корреспонденции может быть представлена отчетами, рапортам или планом на месяц. Альтернативно она оформляется бланковыми листками с логотипом предприятия либо обычными листовыми карточками для печати фирмы.

Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, которые находятся в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы и филиалы мелких фирм или мелкие фирмы. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директиву, приказ, предписание, инструкцию, учебные материалы (при необходимости). Она также оформляется на бланках либо обычных листках из бумаги без логотипа компании; к ним прилагаются указанияна стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписей.

Если таких нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя или подписи ответственных лиц.

В частности, он может отправлять им рекламные материалы или прайс-листы на товар и предложения об изменении какихлибо условий договора либо контракта.

В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления и инструкции по цехам или отделам. Тогда для руководителей и администрации корреспонденция будет исходящей; а у цеха – входящей!

Каждый документ обязательно подлежит учету. Это делается с помощью журналов регистрации исходящей корреспонденции, которые велись от руки и составлялись на бумаге или листом бумаги.

Они могли иметь произвольный вид.

Иными словами, можно было иметь общий журнал и книгу учета. Главное – они должны были быть прошиты в том месте, где могли возникнуть вывихи или другие повреждения бумаги от сгибания карандашом.

На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен.

Раньше нужно было прошивать страницы нитками, их концы заклеивать листом бумаги. Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность. Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий и для большинства организаций является обязательным элементом оформления соответствующих бумаг: учредительных договоров; документации по госзаказам.

Сейчас прошивание журнала нитками не допускается при регистрации документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.

В нем хранятся документы от 3 до 5 лет. Наиболее важные — судебные постановления, долгосрочные договора и тому подобное.

В журнале можно утилизировать только в том случае, если каждый из документов утратил юридическую силу.

В наш век компьютерных технологий не найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки.

  1. Принтер.
  2. Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.
  3. Сканер.
  4. Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
  5. Компьютерную электронную почту.
Рекомендуем прочесть:  Какие причины указываюи для академ

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать.

Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий и сшить их. Получится журнал для записи от руки в компьютере

Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

На многих предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции, например:.

  1. Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
  2. Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
  3. Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации.

Если требуется регистрация исходящих приказов, уведомлений и жалоб клиентов на их работу или протоколы проверок по телефону (услуги), бланк может быть составлен в другом виде. Это пример заполнения формы для учета всех видов корреспонденций: образцы есть у нас!

Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

  1. Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).
  2. Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
  3. Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
  4. Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.
  5. Дата отправления.
  6. Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.
  7. Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
  8. Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.
  9. Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
  10. Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.

В том случае, если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетов, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

Образец представлен выше. Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

  • Нижестоящие организации.
  • Фирмы-партнеры.
  • Вышестоящие инстанции.
  • Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
  • Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.

В первых трех пунктах мы рассмотрели, какие документы могут составлять корреспонденцию из организаций в других учреждениях.Документами внутри предприятия являются повестки и ходатайства кому-либо сотруднику или заявление частного лица о признании его банкротом; приказы руководства, инструкции, предписания и так далее.

Учет входящей корреспонденции необходимо вести по тем же правилам, что и для отправляемых документов. Разница заключается только во «шапке» на бланках.

В ней должны быть такие графы:

  1. Название документа.
  2. Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
  3. Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
  4. Дата получения.
  5. Организация, направившая документ.
  6. Количество экземпляров.
  7. Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее на предприятие для исполнения (для этого назначается ответственное лицо), то его проставляются дата и подпись. Если работник не выполняет эту работу, то его должностная инструкция должна быть включена в ее трудовой договор либо утвержден приказом руководителя предприятия.

В крупных компаниях делопроизводством занимается секретарь. Кроме того, в небольших организациях его может выполнять администратор (в больших) или сотрудник канцелярии;

В некоторых организациях учёт корреспонденции проводят два сотрудника — составитель и секретарь.

На этом участке работы трудится сотрудник, которому вменено это занятие. Он регистрирует все документы поступившие на предприятие и учтенные при регистрации.

Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя.

Иногда подпись ответственных лиц требуется, например главного бухгалтера или начальника предприятия.

На письме от частного лица, например, объяснительном или претензии по поводу работы на предприятии может стоять только подпись человека, который его составил. Это начальник предприятия принимает решения о том, что делать с документами и как их осуществлять: принять к исполнению (ознакомить причастных лиц), подшить в папку либо просто прикрепить ее к папке для хранения документов).

Он на каждом документе ставит отметку, куда он должен быть направлен.На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации исходящей корреспонденции фиксирует дальнейшую судьбу каждого письма и определяет для него какую-либо ее сторону: например положение о расчетах премии может поступить бухгалтерии или техотделу; методические указания по ТБ могут поступать во все отделы управления финансов или отдела контроля качества продукции (например), претензия гражданина Иванова – в отдел контрольного обеспечения производства.

На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

В некоторых организациях на отдельные вопросы должен отвечать секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30 -2003.1, такой документ оформляется как отдельный ответ и подписывался секретарем (составителем) организации с указанием наименования предприятия в соответствующей графе.

На любой деловой бумаге, отправляемой в организацию или к частному лицу должна стоять печать и подпись руководителя.

При поступлении на работу секретарь должен сделать копию документа, которую нужно подшить в соответствующую папку.

Секретарь проверяет, есть ли все необходимые печати и подписи на документе; проставляет номер под номером журнала, дату отправления или название папки, в которую она зашита.

Если отправление является ответом на поступившее письмо, нужно проставить номер и дату в журнале регистрации. Отправлять документы необходимо не позднее дня отправки или следующего за ним срока (обычно это день получения).

На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

  1. Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
  2. Упорядочивает документооборот.
  3. Помогает быстро найти необходимый документ.
  4. Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
  5. Рационализирует обмен информацией внутри производства.

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно.

8 июля, 2018 Статья закончилась.