Как прошить проект для ид

Как правильно прошить документ по ГОСТу

Чтобы сдать важные бумаги в архив или банк, предоставить отчет налоговой организации и тому другому учреждению следует прошить документы. Это обусловлено практическими причинами, обеспечивающими возможность случайных потерь отдельных листов документа (как правило — нескольких). Для этого нужно знать правила сшивания документов по ГОСТу. На сегодняшний день общих нормативов для изготовления многостраничных бумаг не предусмотрено: обязательный срок до 2 лет хранения документации составляет 12 месяцев; достаточная прочность швов обеспечивается при помощи специальных устройств и материалов.

В ГОСТ Р 51141-98 не содержится терминологических определений, регламентирующих порядок прошивки официальных бумаг.

рекомендации Росархива № 76 от 23.12.2009 г.;
правила Федеральной налоговой службы, утвержденные от 18.04.2003 г., описывающие порядок заполнения и переплета отдельных видов документов.
приказ Министерства культуры № 536 от 08.11.2005 г. о типовых принципах по делопроизводству;
руководство Центрального Банка по ведению и оформлению деловых материалов;

При отсутствии строгого регламента в отношении составления отчетов при подготовке документов, необходимых для выполнения работы или к передаче из одного учреждения в другое возникает необходимость изучения рекомендаций именно того органа управления.

При регистрации частного предприятия или юридического лица в госоргане, заявке на тендер и передаче материалов архивного содержания необходимо соблюдать инструкции федерального управления. Кроме того, при регистрации частного предприятия или юридического лица в госоргане и подаче документов на архивное содержание необходимо соблюдать инструкции федерального управления.

Например, как правильно прошить документы для налоговой.

Важно помнить, что прошивать следует только те документы (тексты которых расположены более чем на одном листе), которые предназначены для регистрационных органов и контролирующих организаций.

Прошивка и скрепление документов также является обязательной процедурой для формирования тендерных материалов, папок на архив.

входящие и исходящие бумаги;
архивная документация (материалы, подготовленные для сдачи на хранение);
копии документов, нотариально удостоверенные и заверенные.
бухгалтерская отчетность (авансовые, оборотные ведомости, счет-фактуры, акты проведенных работ, книги кассового учета, путевые листы и др.);
кадровые постановления (приказы, штатное расписание);
документы, направляемые в налоговый орган (определенные виды), пенсионный фонд для проверки;

Делопроизводство — это сложный и кропотливый процесс, требующий определенных знаний.

В надежно скрепленных листах почти невозможно незаметно подменить или вынуть важную информацию, поэтому риски фальсификации и утраты важной информации минимизируются.

Перед тем как прошить документ, требуется подготовить все необходимые материалы. Для каждой папки нужна картонная обложка и несколько штук для каждого отдельного документа.

Среди обложек выделяют:

стандартные, которые имеют размер 22,9 на 32,4 см, применяемые для типовых бумаг;
длительного хранения – изготовлены из более прочного материала и могут иметь произвольную форму (рассчитано для документов со сроком хранения более 25 лет).
нестандартные, используемые для листов большего формата, отличного от А4;

В госорганы для сдачи в государственные органы применяется бескислотный картон. На обложках указываются опознавательные сведения, которые необходимы при быстром и удобном поиске папки среди других материалов.

«warning» — это название документа, сроки хранения и номер папки. Также проставляется индекс дела, срок изготовления документов; указывается наименование документа (наименование), дата шнуровки, период содержания бумаг

В ней отмечается наименование документа, дата шнуровки дела и период хранения. Кроме этого в описи имеется аннотация — пояснительная записка к содержанию материала по темам или их названиям; далее указаны даты подшивки бумаг на месте с указанием причин хранения документов (в конце), фамилия уполномоченного лица, ответственного за хранение данных бумаги, также указывается причина сохранности этих листов, но отсутствует указание персональных данных его работника – сотрудника органа безопасности, который отвечает за эту работу!

Рекомендуем прочесть: Какие документы нести в садик для зачисления

Чаще всего опись подшивается вместе с папкой либо наклеивается на обложку с тыльной стороны (в некоторых случаях расположена в специальной папке для описей).Сопоставленные с описью тома складываются и обвязываются в стопки высотой по 20 см. Материалы сортируются по возрастанию номеров. Затем дела могут быть оставлены храниться в специальном структурном отделе либо переданы сотрудникам архива.

Как прошивают и считают листы в документах, если они не соответствуют установленному порядку?

Нумерация производится черным карандашом.

Использовать чернила не допускается.

Основные принципы верного указания номера заключаются в следующем:

обозначения не могут налагаться на текст;
цифры ставятся по возрастанию;
нумеруются листы, а не страницы (хотя постраничная нумерация может также присутствовать отдельно);
цифры должны располагаться сверху страницы в правом углу;
приложения нумеруются общим списком с основным документом (при условии, что приложение не выделено в отдельную папку).
в процессе обозначения используются арабские цифры (очень редко — римские);

В деле письма все материалы раскладывают согласно хронологии, от более ранних к тем немногим.При наличии в нем писем их надо нумеровать с конверта и затем пересчитывать по количеству листов из каждого томика шифром: так будет легче найти нужный листок для прошивки; когда имеются несколькотомников — каждый лист идет на подсчёт остальных.

На больших листах нумеруются номера справа в верхнем углу, сгибают два-три раза и пришиваются. Если на одном документе находятся несколько документов (чеки), бланков – опись их фрагментов составляется так же, как это делается для одного листа; а затем листок маркируется по порядку соответствующего документа. В некоторых случаях для исправления ошибок в счете и прописывании правильной последовательности нумерацию листков следует проводить отдельно, не сводя их к одной цифре (например: 11а) или «б». При наличии склеенных между собой бумаг нумеровать листы можно отдельно от всех в описи.При совершении ошибок при счете и прописке правильной последовательности, следует переписать номера листов заново (например: 11а), 10б или далее…

Неверная цифра зачеркивается и рядом ставится правильный номер.

Если прошивка уже была скреплена заверительной надписью, в ней также производятся исправления.

Правильно прошить документ можно несколькими способами:

На переплетном станке и автонумераторе. Данный вариант доступен только в типографиях для прошивки большого и крупного материала.
Дыроколом для люверсов и шнура. Как правильно прошить документ дыроколом для люверсов? Фурнитуру из металлического или пластмассового материала разрешается применять для оформления документов, имеющих срок хранения не более 10 лет. Для архивного содержания данный способ практически не применяется, исключение – при сроке хранения до 5 лет.
При помощи дырокола (шила) и нити. Как правильно прошить документы с дыроколом? Этот способ является наиболее приемлемым, когда речь идет о материалах большего количества. При этом обложка документа не подвергается прошивке.
С использованием дрели (шуруповерта). Применение инструментов обосновано, когда требуется прошнуровать очень объемные тома. При этом соединяются материалы достаточно толстой веревкой или лентой. В данном случае чаще всего необходимо вместе с делом прошивать обложку.
При помощи иголки и нитки. Данный вариант используется в случаях, когда необходимо оформить небольшую подшивку. Сшивание обходится двумя проколами, через образовавшиеся отверстия продевается нить, концы которой скрепляются на оборотной стороне документа. На узел наклеивается отрезок бумаги с надписью, заверенной печатью.

Рекомендуем прочесть: Путинские деньги кому они положенны

как правильно прошить документ? Подготовкой документации занимаются сотрудники, наделенные полномочиями делопроизводителя согласно приказу учреждения или своим должностным инструкциям.

Удаление любых посторонних деталей с подготовленных материалов: скобы, крепки и т. д.
Укладка всех листов ровной стопкой (при наличии большого количества листов используется определенное приспособление).
Проделывание отверстий (они не должны заходить за поля, где находится текст, и должны располагаться на 1,5 см дальше от края листа). Для стандартных документов делается 3 прокола (иногда 4), для важных бумаг необходимо сделать 5. Центральное отверстие будет располагаться посередине, другие отверстия – в промежутке через 3 см каждое.
Распределение документов по дате и номеру листа в правильной последовательности, лицевой стороной вверх.

В проколы вдевается подходящая нить (если она тонкая), концы которой закрепляются узлом на тыльной стороне обшивки.

Поверх связанных нитей прикрепляется прямоугольный лист (4 на 8 см) с отметками, где указывается количество пронумерованных и продушенных листов (с указанием данных сотрудника), который проводил сверку.

Подобную процедуру можно провести после прошивки и нумерации всего материала. Для этого используется небольшой кусочек бумаги, прикрепленный к узлу из ниток на обороте вклеенной ленты (обязательно с цифрами). Помимо этого, необходимо указать наличие поврежденных/испорченых листов.Фиксируются персональные данные ответственного за сшивание материалов и ставится его подпись.

Поверх надписи ставят штамп учреждения. Печать должна охватывать саму надпись и выходить на часть листа, а сам лист — быть как можно длиннее (до половины).

Для начала сшивать бумаги необходимо удалить все лишние крепления, зацепы или иные элементы. Затем на листе разметить вертикальную стопку из трех проколов при помощи специальной проволоки либо шила. Отверстия располагаются на одинаковом расстоянии друг от друга (три сантиметра), начиная с центрального, которое должно быть ровно посередине листа.

От края листа, а также от текстовой части документа необходим отступ (полтора сантиметра).

Прошивка должна быть прочной и составлять около 70 сантиметров.

Первоначально нить вставляется на центральное отверстие с конца документа, а затем до самого нижнего отверстия (в конечном итоге завязывается узел не менее 6-8 см).

В конечном итоге завязывается узел с концами не менее 6-8 сантимтеров.

В случае образования узла, на него клеится заверительный лист.

Проверочная надпись удостоверяется заверенной надписью, в которой указывается общее количество дел и их номерные знаки (прописываются словами или цифрами), ниже ставится дата приема-передачи документов.

Как правильно прошить и опечатать документы для ФНС?

Подготовка бумаг в этом учреждении практически ничем не отличается от стандартных типовых процессов, для которых подробно описаны приведенные выше рекомендации.

Однако все-таки имеются некоторые отличия от прошивки материалов, передаваемых в архив.

Официальные документы сшиваются специальной нитью или шпагатом.

Для бухгалтерских отчетов нужно 3 отверстия, для отчетности – 5. Опечатываются прошитыми бумагами полоской 3-5 см и наклеиваются поверх связанного узла из ниток

Да, это в некоторой мере плюс: появляется больше свободного времени. Можно потратить его с большей пользой и гораздо более рационально поработать над своим делом.

Если же такого документа нет, то они передаются на государственное или муниципальное хранение. В среднем нотариальная документация хранится до 75 лет (в России — около 70).

Для этого нужно расшивать дело и формировать его заново. В готовую подшивку нельзя добавлять или вынимать листы, в полностью готовое опечатываемое учреждение не разрешается добавить новые документы.