Как организовать передачу дел при увольнении сотрудника
Передача дел при увольнении сотрудника
26.05.2019Когда сотрудник фирмы примет решение о расторжении трудовых отношений с работодателем, ему предстоит процедура предоставления информации своему преемнику.
Покинувший компанию гражданин должен ознакомиться с делами, предоставить их руководству и сотруднику для приема должности.Если преемника администрации не удалось вовремя найти или он отсутствовал на момент закрытия фирмы (если это случилось) то принимать документацию будет директор компании.
- определить размер обязанностей для будущего исполнителя;
- стимулировать выполнение работы на должном уровне;
- разделить области ответственности.
- для бесперебойной работы производственного процесса;
Произойти это может в нескольких случаях.
При:
- невыполнении должностных обязанностей в полном объеме;
- отпускных днях;
- расторжении трудового соглашения;
- длительном отсутствии работника по болезни;
- служебной командировке.
Надо отметить, что согласно ч.1, ст.
192 ТК РФ, передача дел при увольнении не является обязательной процедурой.
В уставе предприятия она может быть заложена, поэтому и будет проводиться.
В противном случае, действия сотрудника будут расцениваться, как невыполнение своих обязанностей.

Порядок передачи дел при увольнении регламентируется такими правовыми актами:
- указаны обязанности материально ответственных лиц — ст. ТК РФ.
- процедура проведения инвентаризации — п.22 Методические указания № ;
Согласно п.4 ст29 ФЗ No, при делегировании должности на которую есть бухгалтерские бумаги (с указанием места работы) должен быть составлен акт о принятии документов от работодателя и подписании акта об этом.

Материальные ценности отдают другому члену коллектива работники, занимающие такие посты:
- материально ответственный сотрудник (кассир, кладовщик).
- инспектор отдела кадров;
- директор;
- начальник подразделения;
- главный бухгалтер;
Если преемник не найден, то временно принимает дела руководитель или коллега.
Они при появлении основного кандидата введут его в курс обязанностей.

При уходе руководителя компании или предприятия необходимо проводить инвентаризацию имущества. Это мероприятие подразумевает составление акта приема-передачи, который будет содержать перечень вещей для передачи в компанию на ответственном посту (назначение) [15]
В акте подробно отображается все имущество.Проводится пересчет оригиналов таких документов:
- подтверждающие права фирмы на собственность.
- лицензионные;
- банковских;
- учредительные;
Преемник на основании проведенной описи и акта принимает от уходящего работника:
- информацию о партнерах;
- ключ от сейфа и банковских ячеек;
- штампы и печати;
- предметы техники;
- ценности фирмы.
Составление бланка происходит в присутствии специально созданной комиссии.
В нее входят все заинтересованные лица, так как в ней присутствуют и руководители компании. Он ведет всю финансовую документацию предприятия на основе ФЗ No 2 (оформляет отчеты по ним).

В период отработки бухгалтера к нему приставляется помощник, который и входит в курс дел.

В организации невозможно назначить следующего сотрудника, если важные документы и имущество находятся под контролем предыдущего.
В случае увольнения материально ответственного лица, ему необходимо провести пересчет. Проводится он всегда в присутствии всех заинтересованных лиц и особенно того, кто принимает решение о увольнении (это тот, кого принимают).
- При выявлении недостачи, от виновного берут пояснения;
- Создается приказ и комиссия;
- Результаты записываются. Письменное заключение делается в 3 экземплярах;
- Определяется сумма ущерба и взыскания.
В ситуации, когда нет желающего принять имущество на постоянную основу, проводят сверку 2 раза.
Последовательность действий такая:
- Находится постоянный работник, проводится сверка и передача материальных ценностей.
- Передается ему имущество;
- Заключается договор с кандидатом;
- Выбирается человека, который будет выполнять обязанности и проводится пересчет с ведомостью;
- Оформляется расторжение контракта;
В конце делается акт о материальной ответственности с предыдущего работника и заключается договор.

Сама процедура не очень громоздкая.
- Создается специальная комиссия, назначенная приказом на передачу материальных ценностей при увольнении, во главе с председателем. В нем начальник отображает сроки выполнения;
- В конце проставляются подписи всеми участниками с обеих сторон.
- Происходит пересчет материалов и документации в присутствии всех членов;
- Проверяется достоверность составленного акта и сопроводительных бумагах;
Все работники максимально прилагают усилия, чтобы добиться корректного результата. Администрация не привлекает аудиторов со стороны и просит их предоставить объективные результаты работы предприятия или пригласить специалистов из другой компании.
Если один из членов комиссии отсутствует, то процедуру могут признать недействительной.

В перечень передаваемых бумаг, которые будут передаваться будущему работнику, входят все документы и материалы для выполнения служебных обязанностей.
- печати и ключи от сейфов;
- бланки доверенностей.
- журналы;
- кассовые и годовые книги;
- налоговая и уставная документация;
Работник отдела кадров обязан оставить:
- графики отпусков;
- табели учета рабочего времени;
- распоряжения.
- трудовые книжки;
Если покидает фирму ИТР-сотрудник, то он отдает:
- планы;
- протоколы совещаний;
- нормативная документация.
- проектные решения;
- акты на скрытые работы;
- чертежи;
Чем точнее будет передаваться информация и материалы, тем незаметным для руководства окажется уход старого сотрудника.

Для более быстрого и точного принятия на работу нового работника администрации нужно продумать ряд нормативных бумаг, в которых будут отображены все действия.
Это могут быть такие:
- распоряжение о материальной ответственности;
- порядок проведения пересчета.
- положение о порядке приема-передачи дел;
Также включаются реестры, которые отображают документооборот на фирме, инструкции по их ведению.

Законодательные акты не ограничивают в процедуре составления данного документа.
Может быть составлен в произвольной форме. Однако определенные пункты в нем должны присутствовать:
- замечания (если возникают);
- отображен факт передачи и заверен подписями обеих сторон и руководителем.
- наименование компании;
- личные данные участвующих лиц;
- дата проведения;
- регистрационный номер;
В нем должно быть отображено отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.
- проведение подробного пересчета материалов;
- выполнение проверки учета.
- дата выписки приказа о передаче дел при увольнении;
Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.

В большинстве случаев план передачи дел при увольнении носит индивидуальный характер, и не всегда все действия соблюдаются руководителями.
К таким относят:
- кадровик — составляется опись всех имеющихся у него ценных бумаг;
- главный бухгалтер (ч.4 гл.4 ст. ФЗ РФ) — в подчинении большое количество важной отчетности, материально ответственное лицо;
- начальник отдела — персональный ответ за порученный персонал и производство;
- рядовые работники с материальной ответственностью.
- директор — в подчинении вся компания, множество печатей, лицензий, договоров;
Все перечисленные сотрудники должны передать полномочия до своего финального рабочего дня.
Но, поскольку трудодатели не обязаны заниматься передачей дел в свое личное время, они должны это делать.

Образец планаВесь процесс состоит из таких шагов:
- Издание приказа о пересчете и его проведение;
- Расчет с увольняющимся и выдача трудовой книжки.
- Подписание акта;
- Сравнение результатов с данными;
- Письменное уведомление сотрудником своего работодателя об уходе;
- Передача дел новому коллеге;
ОО «________»г. ______________________ 20 __ г, ООО «Кембридж» передано в адрес предприятия:1 – третьему передать документы и информацию согласно пунктам настоящего плана;2 — третьим принять их по плану передачи дел на его должность (на первом).
- _________________________________.
- _________________________________.
- _________________________________.
- _________________________________.
- _________________________________.
Срок передачи: до «_____» _________20 ________________г.Допуск по закону разрешена после последнего рабочего дня, так как директор не имеет права выдавать ее в течение одного месяца со времени приема-передачи (при наличии договора).
Если гражданин, который займет рабочее место уходящего гражданина не имеет юридического статуса на предприятии и еще официально нигде не оформленный работник, ему нельзя принимать участие в приемке документации.